Hausmeisterservice ausschreiben: Checkliste für WEGs und Hausverwaltungen

Drei Angebote für den Hausmeisterservice liegen auf dem Tisch – und sie sind nicht vergleichbar. Das eine nennt eine Monatspauschale, das zweite Stundensätze, das dritte eine Mischung. Das liegt selten an den Anbietern, sondern fast immer daran, dass die Ausschreibung offen gelassen hat, was eigentlich geleistet werden soll.

Erst das Leistungsverzeichnis, dann die Preise

Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie festhalten, was zum Auftrag gehört. Bewährt hat sich eine Aufteilung in drei Blöcke:

Regelleistungen mit fester Frequenz. Kontrollgang durch Haus und Außenanlage, Müllplatz richten und Tonnen stellen, Beleuchtung prüfen, Zählerstände ablesen, Rauchmelder-Sichtprüfung. Hier gehört eine Frequenz dazu – „wöchentlich”, „14-tägig”.

Saisonale Leistungen. Rasenmähen mit Intervall, Heckenschnitt ein- oder zweimal jährlich, Laubbeseitigung, Winterdienst mit Bereitschaft. Der Winterdienst gehört ausdrücklich benannt, inklusive der Frage, wer das Streugut stellt.

Leistungen auf Abruf. Kleinreparaturen, Handwerkerkoordination, Wohnungsabnahmen, Sperrmüllentsorgung. Hier ist ein Stundensatz die ehrlichere Kalkulation als eine Pauschale.

Die Abgrenzung, die am häufigsten fehlt

Der Klassiker im Streitfall: Wo endet Kleinreparatur und wo beginnt Instandhaltung? Legen Sie eine Wertgrenze fest – etwa: Materialkosten bis 100 Euro werden ohne Rückfrage erledigt und abgerechnet, darüber gibt es vorher eine Info an die Verwaltung. Das erspart beiden Seiten Diskussionen.

Ebenso klärungsbedürftig: Wer haftet für die Verkehrssicherungspflicht? Beim Winterdienst geht diese Pflicht per Vertrag auf den Dienstleister über – aber nur, wenn der Vertrag sie ausdrücklich und konkret überträgt. Ein Satz wie „Winterdienst nach Bedarf” reicht dafür nicht.

Nachweise, die Sie sich zeigen lassen sollten

• Gewerbeanmeldung beziehungsweise Handelsregisterauszug
• Betriebshaftpflichtversicherung mit aktuellem Nachweis und ausreichender Deckungssumme – achten Sie darauf, dass Winterdienst und Schlüsselverlust ausdrücklich eingeschlossen sind
• Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft, wenn Personal eingesetzt wird
• bei Reinigungsleistungen: Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft BG BAU beziehungsweise Zugehörigkeit zum Gebäudereiniger-Handwerk

Ein Anbieter, der diese Unterlagen nicht binnen weniger Tage vorlegen kann, ist für ein Objekt mit mehreren Eigentümern das falsche Risiko.

Die Schlüsselfrage – wörtlich gemeint

Klären Sie vor Vertragsschluss, wie mit Schlüsseln umgegangen wird: Wie viele werden übergeben, wie werden sie verwahrt, wer haftet bei Verlust einer Schließanlage? Der Ersatz einer Zentralschließanlage kann fünfstellig werden, und nicht jede Betriebshaftpflicht deckt das ohne gesonderten Einschluss.

Laufzeit und Kündigung

Für WEGs sinnvoll ist eine Laufzeit von einem Jahr mit stillschweigender Verlängerung und einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Jahresende. So bleibt der Beschluss der Eigentümerversammlung handhabbar, ohne dass jährlich neu ausgeschrieben werden muss.

Von Verträgen mit automatischer Preisanpassung ohne Obergrenze würden wir abraten. Eine Anpassung an den Tariflohn des Gebäudereinigerhandwerks ist üblich und nachvollziehbar – sie sollte aber im Vertrag benannt und der Höhe nach nachprüfbar sein.

Vor der Unterschrift

Fragen Sie nach einer Referenz aus einem vergleichbaren Objekt in der Region und rufen Sie dort an. Fragen Sie außerdem, wer im Krankheitsfall einspringt – bei kleinen Betrieben ist das die entscheidende Frage, gerade beim Winterdienst.

Wenn Sie gerade eine Ausschreibung für ein Objekt in Heidelberg, Sandhausen, Leimen oder Umgebung vorbereiten: Wir geben unser Leistungsverzeichnis auch dann heraus, wenn Sie es nur als Vorlage für den Vergleich nutzen wollen.